Dans les coulisses de...l'association Gala EPF

Publié le 26/11/2019

En pleins préparatifs pour le Gala de fin d'année des élèves, nous avons infiltré les coulisses de l'association Gala EPF pour vous dévoiler leur organisation et en savoir plus sur cette soirée tant attendue par les élèves ! Hugo CHEVALIER, en 3ème année de cycle généraliste à l'EPF Sceaux et président de l'association, explique son rôle et présente l'événement. 

Pourquoi avoir choisi de rejoindre l'association étudiante Gala EPF cette année ?

"A vrai dire, c'est ma deuxième année au sein de l'association Gala EPF. J'étais responsable du Pôle Sponsors l'an dernier et suis passé Président cette année. A l'origine, je voulais rejoindre le Pôle Trésorerie, mais à la formation du bureau cette année, tous les postes étaient pris, je me suis donc positionné sur le poste de Président, un peu redouté car il représente beaucoup de travail et d'investissement."

Quelles sont tes missions et tes liens avec les autres membres de l'association ? Quelles compétences cette expérience associative t'a permis de développer ?

"L'équipe de l'année dernière fonctionnait bien donc nous avons décidé de renouveler le bureau cette année avec les mêmes membres. Un avantage pour nous qui nous connaissons bien maintenant. Les membres des Pôles sont, quant à eux, nouveaux dans l'association. En terme de charge de travail, le bureau est très actif en ce moment pour préparer le Gala qui aura lieu le 13 décembre. Les Pôles, tels que le Sponsors, travaillent eux plus en amont de l'événement.

Mon rôle de Président est donc de faire le lien entre les différents Pôles et d'assurer une continuité de communication et circulation des informations tout au long de l'année entre les différents membres de l'association. Je m'occupe également des déplacements des étudiants de Troyes et Montpellier, et des questions d'assurances. Chaque membre du bureau a pour mission de manager un pôle de l'association, par exemple moi, je m'assure de la tenue des délais et des missions du Pôle Sponsors, je réponds à leurs questions au fur et à mesure sur une messagerie en ligne et je les appelle individuellement tous les 10 jours pour faire un point.

Cette année, pour m'aider dans cette fonction de Président, je suis en lien quasi permanent avec la Présidente du mandat 2018-2019. Cela nous permet d'assurer au mieux la passation ; il en est d'ailleurs de même pour les autres membres du bureau."

Quelle(s) nouveauté(s) avez-vous pu instaurer ou envisagez-vous de mettre en place cette année durant votre mandat ? 

"Un des gros objectifs de notre mandat cette année, c'est de développer les liens entre les membres de l'association qui ne se connaissent pas forcément ou qui ne sont pas dans les mêmes promo ou groupes. Des événements de Team Building et des réunions en Amphi sont donc organisés régulièrement (environ tous les deux mois). Cela permet d'avoir une visibilité sur les missions de chacun et parfois de sortir du contexte de travail pour faire plus ample connaissance. Cette cohésion de groupe est pour nous très importante pour nous permettre de travailler plus efficacement et dans la bonne entente.

Nouveauté de cette année : l'obligation pour tous les invités de passer par la billeterie en ligne pour réserver leurs places en amont de l'événement. On évite ainsi le temps d'attente à l'extérieur le Jour-J par exemple." 

Vous arrive-t-il de travailler avec d'autres associations de l'EPF ? Comment vous organisez-vous avec les deux autres campus ?

"Pour une meilleure coordination du Gala cette année, nous avons recruté deux membres supplémentaires sur Troyes et Montpellier pour nous aider à organiser la venue à Paris des étudiants des campus en région le Jour-J. Ces quatre membres du Gala en région sont par ailleurs en lien avec l'UVA pour les questions de logistique et les réservations de trains.

L'association Oenologie tiendra également un stand de champagne durant le Gala pour ceux qui le souhaitent. Tous les membres de l'association Gala se relairont durant la soirée pour gérer les autres espaces bars et caisses, et assurer le bon déroulement de l'événement. Ainsi, les membres des Pôles travailleront entre 2 et 3h, et les membres du Bureau travailleront eux, toute la soirée !"

Comment est organisé l'événement "Gala" ? Quel est le programme ?

"Comme chaque année, les élèves pourront assister à un défilé de mode, il y aura également un photocall pour repartir avec un petit souvenir de cette soirée tant attendue par tous les peufiens. Deux maquilleuses seront également présentes pour celles et ceux qui souhaitent se faire une beauté ! Cette année, le thème du Gala est "les Oscars" donc nous attendons les invités sur leur 31. Toute la décoration sera également sur le thème des Oscars."

1300 élèves, invités extérieurs et membres de l'administration, sont attendus.