L’Union de la Vie Associative remporte le Prix National de la Qualité et de l’Excellence Opérationnelle

Publié le 29/01/2018

Première association étudiante à remporter le Prix National de la Qualité et de l’Excellence Opérationnelle, dans la catégorie « Bonnes pratiques », l’Union de la Vie Associative (UVA) de l’EPF s’est démarquée pour sa démarche qualité entreprise dans son processus d’attribution des subventions aux 50 associations et clubs de l’école.

Un prix qui s’inscrit dans la démarche qualité globale de l’EPF

Depuis 1992, les « Prix Nationaux de la Qualité et de l’Excellence Opérationnelle », organisés par l’Association France Qualité Performance, la Direction Générale des Entreprises et, depuis 2017, le MEDEF, récompensent des entreprises, institutions, étudiants et auteurs d’ouvrage pour leurs démarches/analyse de management par la qualité et d'excellence opérationnelle au service de la performance.

Parmi les 13 lauréats de l’édition 2018, l’UVA de l’EPF remporte le Prix des Bonnes Pratiques dans la catégorie des Associations. Créé en 2012, ce Prix récompense une organisation ayant mis en place une bonne pratique dans l’un des cinq « facteurs » du modèle EFQM®, l’UVA ayant choisi de se faire évaluer sur le critère « Processus, Produits et Services ». Ce prix s’adresse ainsi à toutes les organisations qui souhaitent valoriser leurs critères de performance, dynamiser leurs collaborateurs et les engager plus fortement dans une démarche continue d’amélioration de la qualité.

Accompagnée par la Responsable de la vie étudiante et la Référente Qualité de l’EPF, l’UVA, chargée de coordonner l’ensemble de la vie associative de l’école et d’assurer le lien entre l’Administration et les associations, a su améliorer ses processus et optimiser son système d’attribution des subventions aux différentes associations des campus de Sceaux, Troyes et Montpellier.

Une optimisation des processus, pour une meilleure satisfaction

Chargée de répartir les 55 000€ de budget accordé par l’école aux 50 associations et clubs répartis sur les 3 campus (Sceaux, Troyes et Montpellier), l’équipe de l’UVA ne parvenait pas à rencontrer l’ensemble des associations en moins de 4 mois, retardant ainsi gravement certains projets, et n’était pas satisfaite de l’allocation des ressources : les demandes des premières associations à passer étaient satisfaites à 100% tandis que les dernières n’atteignaient que 65% de satisfaction.

Pour obtenir une répartition plus rapide et plus égalitaire de ce budget, l’UVA a revu il y a 2 ans son processus d’allocation des subventions. Un système de documentation et d’archivage a été mis en place, les soutenances ont été réorganisées et l’UVA a introduit des double Jury. Enfin, un compte-rendu standard a été créé. Le process élaboré a permis de diminuer le temps de soutenance des associations et de les rendre plus interactives, le conseil d’administration conseillant l’association sur son projet, et l’optimisation de son budget. Aujourd’hui, l’UVA rencontre l’ensemble des associations en 4 semaines et consacre 3 semaines aux délibérations : elle bénéficie ainsi d’une vision globale pour allouer les budgets, et les versements sont faits dans un délai raisonnable et identique pour tous.

Aujourd’hui, le taux de satisfaction est de 92%, et il est équitablement réparti selon les campus.

Le Jury du Prix Qualité Excellence Opérationnelle : "Les besoins et les objectifs du nouveau processus sont clairement issus d’un dialogue préalable tripartite entre le bureau de l’UVA, les représentants des associations estudiantines et de l’administration de l’EPF. La pratique a été mise au point dans le cadre d’un partenariat EPF/UVA. Elle a fait l’objet d’une présentation aux associations sur les 3 campus, de quelques ajustements en fonction des commentaires et suggestions recueillis, puis d’une validation en AG de l’UVA en mai 2016. Cette démarche témoigne donc d’une véritable démarche de qualité, portée par des étudiants non spécialistes, ce qui est remarquable."

Pierre FRANÇOIS, Président de l’UVA EPF : "Nous sommes très fiers d’avoir pu remporter ce Prix des Bonnes Pratiques, même si nous ne sommes pas des spécialistes de la qualité. Grâce au soutien de l’équipe administrative de l’école, très impliquée dans nos conseils d’administration, nous sommes ravis d’avoir pu améliorer le service rendu aux associations de l’EPF pour leur permettre à leur tour de faire vivre la vie associative !"

Encore toutes nos félicitations à l'équipe de l'UVA pour ce prix qui a été le fruit d'une longue démarche qualité !