Retour sur une campagne BDE 100% digitale cette année ! | EPF Ecole d'ingénieurs

Retour sur une campagne BDE 100% digitale cette année !

Publié le 19/05/2020

En raison du confinement, les habitudes des élèves et activités associatives sont chamboulées. La campagne BDE qui se déroule habituellement sur les trois campus d’abord en ligne avec des défis à réaliser en équipe, puis en physique avec des jeux gonflables, stands de crêpes etc, a été complètement réinventée pour permettre son maintien tout en respectant les mesures de sécurité exigées par le gouvernement. C’est pourquoi cette année, la campagne BDE était 100% digitale ! Une annonce pas évidente à digérer au début pour les listes BDE qui se présentaient et qui préparaient l’événement depuis plusieurs mois. Retour sur cette campagne BDE 2020 un peu exceptionnelle et témoignages des présidents élus !

Le rôle d’un BDE (Bureau des élèves)

Chaque année à l’issue de dix jours de campagne, un nouveau BDE est élu sur chaque campus EPF par les peufiens. Leur mission est notamment d’accueillir les nouveaux étudiants, leur permettre de s’intégrer parmi les différentes promotions et formations, leur proposer de nombreux événements (voyages, soirées, animations sur le campus…) et animer la vie étudiante tout au long de l’année.

Comment se constitue une liste ?

C’est dans le plus grand secret (enfin presque…) que les élèves s’organisent d’une année sur l’autre pour former ce qu’on appelle une « liste BDE », déclarée officiellement comme association (loi 1901). Constituée en général d’une quarantaine d’élèves de toutes promotions et formations EPF confondues, chaque liste choisit son propre thème, déguisement, nom de liste, logo, et chacun des membres de cette liste s’attribue un surnom. Durant plusieurs mois donc, les « listeux » (élèves membres d’une liste BDE) préparent les événements, soirées, activités et supports de communication pour la campagne BDE de l’année suivante.

Sur chaque campus, deux listes BDE s’affrontent au printemps. Leur objectif est de rivaliser d’imagination pour séduire les peufiens et se faire élire BDE gagnant pour l’année scolaire suivante.

Max JAEGER, président d’une des deux listes BDE Sceaux, détaille que la constitution de son équipe a commencé il y a plus d’un an, durant le voyage au ski de février 2019 : "La création d’une liste est un processus long et complexe. Tout commence avec le choix des 2A qui se doit d’être méticuleux : il ne faut pas prendre uniquement ses amis. Il s’agit d’avoir des représentants de toutes les formations et penser aux talents que chacun pourrait apporter au projet, c’est un véritable casse-tête !". S’en suit assez vite la création des Pôles de l’association (sponsors, communication, animation…), et avant les vacances d’été la réalisation d’un certain nombre de démarches administratives obligatoires : il faut notamment créer l’association auprès de la préfecture, ouvrir le compte bancaire et prendre une assurance.

Enfin, vient la rentrée. Une nouvelle échéance importante dans la constitution finale des listes BDE : "il faut lors de la semaine d’intégration recruter des élèves de première année qui viendront compléter les rangs de notre équipe. L’enjeu est de réussir à en sélectionner une vingtaine dans un temps record car la liste d’en face est, elle aussi, aux aguets !" explique Max.

Une fois les listes entièrement constituées, il leur faut monter un budget solide, rechercher des sponsors, créer leur univers, préparer les animations…

Solène RICHARD, présidente de la liste BDE Loubars à Montpellier, explique quant à elle : "pour nous, cette aventure a débuté en septembre 2019 avec un petit "noyau” de 8 personnes. Après quelques petits sous-entendus et messes basses dans la cour nous avons décidé de faire notre première réunion ! Les premières réunions ont consisté à trouver un thème, des surnoms, un logo et expliquer à tout le monde les moyens mis en place pour récolter de l’argent. Fin novembre, notre liste était complète et nous avons approfondi le travail de chaque pôle."

Deux listes en concurrence sur chaque campus

Sur chaque campus EPF, deux listes BDE « s’affrontent » durant la campagne, cette année 100% en ligne. Elles ont ainsi proposé aux élèves de nombreuses activités et ont rivalisé d’imagination pour que toutes leurs animations puissent se faire à distance, chacun chez soi, par visio interposée et sur les réseaux sociaux. Challenges sportifs, défis capillaires, escape game en ligne, blindtest, jeux vidéos en ligne, énigmes de logiques et mathématiques… sans oublier les défis surprises lancés par les autres associations de l’école, l'administration et les "fakes listes" qui ont pour but de défier et départager les équipes de leur campus à travers de nombreux défis. L'objectif ? Faire participer un maximum de monde, conquérir le cœur des peufiens et surtout les convaincre qu’ils étaient LA meilleure liste de leur campus.

Sur le campus de Sceaux, les marins-pêcheurs de l’équipe « Sea’nner » étaient opposés aux boxeurs de l’équipe « KO’Tik ».

Sur le campus de Troyes, les mexicains des « Bandol’Eros » étaient opposés aux docteurs de l’équipe « Dog’Tor ».

Enfin, sur le campus de Montpellier, les révolutionnaires de l’équipe « Coq’As » étaient opposés aux sorciers de l’équipe « Loubars ».

Une campagne BDE 100% digitale et créative !

La nouvelle de la fermeture de l’EPF, et par conséquent de l’annulation de la campagne BDE en présentiel sur les campus, a eu des répercussions sur l’organisation de la campagne BDE. Les équipes ont dû rebondir, s’adapter et innover !

"Au lieu de nous démotiver et penser à ce qui nous passait entre les doigts, nous nous sommes immédiatement concentrés sur notre nouvel objectif : innover et interagir avec les Peufiens à travers un écran. Cela nous a remotivé en nous poussant à chercher toujours des nouvelles idées afin d’avoir une campagne digitale vivante et sympa pour tout le monde" raconte Solène, à Montpellier.

Des propos que Max confirme : "Les délais qui séparaient la nouvelle de l’annulation de la semaine de campagne physique et le maintien de sa version uniquement virtuelle étaient si minces que nous n’avions tout simplement pas le temps de nous apitoyer sur notre sort."

Cécile GARDY, présidente de la liste BDE Dog’Tor à Troyes, poursuit en expliquant que la motivation a été la clé de voute de la réussite de cette campagne BDE 100% digitale : "Tout le monde a su mettre la main à la pâte pour que nous réussissions finalement à réaliser tout ce qui était prévu, et dans les temps. C’est donc de très bon augure pour la suite car la motivation et l’envie étaient présentes chez chacun de nos membres et je ne doute en aucun cas de celles-ci pour l’année prochaine !"

Les réunions d’équipe ont dû être repensées, tout comme les animations prévues précise Cécile : "Le plus gros inconvénient fut le fait que nous ne pouvions pas nous réunir, que ce soit pour tourner des vidéos, mais aussi et surtout pour discuter tous ensemble de tout ce que nous voulions réaliser pour cette campagne. Cependant nous avons quand même su (je pense) nous adapter pour pouvoir proposer beaucoup de contenu pendant ces 4 jours, et surtout du contenu varié et original."

Un vrai renouveau a soufflé sur la campagne BDE cette année, tant sur le choix des contenus que des supports de communication : "Nous avons réinventé pleinement le concept de la campagne avec de nouvelles idées : DJ set sur Instagram, roue des cadeaux en live, dessin animé, vidéos Tik Tok, Tombola, Jeu web, bande dessinée, horoscopes, radio sur Discord, vidéo de soutien et j’en passe ! Nous avons eu besoin de l’imagination de chacun pour créer ensemble une version inédite mais pas moins divertissante de la semaine de campagne EPF." explique Max, président de la liste BDE Sea’nner à Sceaux.

La gestion d’équipe et le planning prévisionnel ont également été repensés pour s’adapter aux mesures de sécurité sanitaires prises par le Gouvernement et l’EPF. Comment mobiliser son équipe à distance ? Qui réalise quel défi ? Et comment ? Un vrai challenge pour les présidents de listes !

Solène, présidente de la liste BDE Loubars à Montpellier, est reconnaissante de la motivation de chaque personne de son équipe pour mener à bien cette campagne inédite : "Nous sommes très fiers de notre équipe dans laquelle tout le monde s’est investi sur la durée et au mieux pour cette campagne. Il est évident que la gestion de notre équipe a été d’autant plus simple que prévu dû à la motivation et la responsabilisation de beaucoup de membres qui prenaient leur projet à cœur et ont ainsi permis un travail fluide tout au long de notre préparation à cette campagne." Et d’ajouter que ces contraintes techniques et logistiques ont également permis d’acquérir de nouvelles compétences ou encore travailler sur de nouveaux projets : "Cela a été aussi très formateur car nous avons pu participer à des projets que nous n'aurions pas forcément fait en temps normal, tel que le tournage et le montage de beaucoup de vidéos, le développement et la distribution d’application mobile ou encore des ateliers “brainstorming” pour la recherche permanente d’idées et l’écriture de scripts…"

Et bien que la dimension « humaine » et sociale ait un peu manqué en cette période de Campagne, les retours des peufiens sur les contenus et animations des listes étaient très encourageants et enthousiastes.

"L’un des points positifs à tirer du fait que nous n’avons pas eu de semaine de campagne physique est que nous sommes d’autant plus impatients d’être l’année prochaine pour pouvoir travailler tous ensemble, et de pouvoir organiser et réaliser des évènements en présentiel !" ajoute Cécile à Troyes, motivée par un objectif ambitieux : remporter la campagne BDE sur son campus et organiser l’année prochaine des évènements regroupant les différentes écoles de Troyes afin de rencontrer leurs homologues étudiants d’autres écoles de la région. "Ensuite nous avons un gros projet pour notre mandat qui est celui d’organiser, en fin d’année, une grande course de caisses à savon, inter-écoles, dans tout l’Aube. Nous espérons donc fortement qu’il puisse avoir lieu et nous mettrons tout en œuvre pour qu’il soit réalisable ! Bien entendu, pour réaliser ce projet nous allons avoir besoin de soutien financier et certainement matériel, c’est donc pour cette raison que cette année nous avons décidé de créer un pôle sponsors à part entière. De manière globale, nous allons tout mettre en œuvre pour pouvoir vous proposer une année durant laquelle nous allons tenter d’innover et satisfaire au mieux les envies des élèves concernant leur vie étudiante !"

Sur Sceaux, Max témoignage de la même exaltation : "Ensemble avec les KO’Tik (la deuxième liste BDE de Sceaux), j’ai le sentiment que nous avons su restituer à cet événement un peu de la magie et de l’effervescence qu’on lui connait. Mon moment préféré est surement la première nuit où nous avions pour défi de parcourir le plus de kilomètres confinés chez nous pour récolter des fonds pour les hôpitaux. Nous avions une réunion zoom pour se retrouver et chacun avait un créneau horaire durant la nuit pour se relayer. J’ai moi-même couru 10 km dans mon salon et suis resté connecté toute la nuit, il y avait une super ambiance !"

Résultats des votes… Voici les BDE élus pour le mandat 2020-2021

Après des votes 100% en ligne et anonymes, les résultats sont tombés ! L’occasion pour les BDE sortants de préparer une petite (ou plutôt longue) vidéo de révélation au suspens insoutenable pour annoncer la liste gagnante sur leur campus, ainsi qu’un retour en images sur leur mandat écoulé.

  • Campus de Sceaux : BDE Sea’nner présidé par Max JAEGER

Voir la vidéo de révélation

  • Campus de Troyes : BDE Dog’Tor présidé par Cécile GARDY

Voir la vidéo de révélation

  • Campus de Montpellier : BDE Loubars présidé par Solène RICHARD

Voir la vidéo de révélation

Habituellement, les résultats des listes gagnantes sont annoncés en amphithéâtre à Sceaux et Montpellier, et lors d’un cocktail à l’Hôtel de Ville de Troyes. Cette année, tout s’est donc déroulé en ligne. Les listeux se sont retrouvés en équipe sur Zoom pour découvrir les résultats annoncés par les BDE sortants et partager ce temps fort ensemble.

"C’est sans doute l’un des moments les plus frustrants de la campagne, car en effet il s’agit tout de même du résultat de 8 mois d’investissement à 100% donc un moment très attendu mais surtout plein d’émotions (stresse, joie, angoisse...)." confie Solène RICHARD, présidente de la liste BDE gagnante à Montpellier. "C’était génial de tous se voir pour cette annonce, même si c’était en visio car c’est l’achèvement d’un travail d’équipe constant sur 8 mois. Nous avons donc prévu de fêter cette victoire tous ensemble, dès que possible, afin de tous nous retrouver « en famille » !"

"Nous étions tous très tendus et ce n’est pas la longue vidéo de révélation qui a amélioré la situation ! Nous sommes restés connectés toute la soirée et projetions de faire une soirée en visio comme nous l’avions fait durant la semaine pour clore cette campagne" explique Max JAEGER, président de la liste gagnante à Sceaux.

Pour finir, quelques anecdotes sur la campagne 2020 !

"Le week-end du 14-15 mars nous étions sereinement en week-end de liste chez Côme, complètement déconnectés des réseaux et des nouvelles. Lorsque nous avons appris que l’EPF serait fermée le lundi 16 mars, il nous est apparu évident qu’il s’agissait d’un excellent prétexte pour allonger notre séjour et c’est donc ce que nous avons fait jusqu’au lendemain. C’est seulement à ce moment-là que nous avons réalisé que nous risquions de ne pas pouvoir rentrer chez nous et de rester confinés pour ce qui s’est révélé être une période de deux mois entiers. Nul ne sait quel genre télé-réalité cela aurait pu donner mais une chose est sûre : aucun d’entre nous n’aurait validé son semestre !" s'amuse Max à Sceaux.

Sur Montpellier, Solène nous confie aussi une anecdote sur la campagne BDE : "L’un des moyens pour récolter des fonds pour financer la campagne était : les inventaires dans les magasins... Comme le nom l’indique, ce job était plus que passionnant ennuyeux ! Nous devions donc compter le nombre d’articles de chaque rayon et si nous avions un problème nous devions crier “ Ronaaaaaan” (nom de notre manager). S’agissant de notre première fois pour tous, nombreux ont été les problèmes... Nous avons donc passé notre soirée à crier à l’aide en s’échangeant des regards désespérés."

Tout autant de souvenirs qui resteront en tête de ces élèves, bien décidés à animer la vie de leur campus pour l’année 2020-2021 et contribuer au rayonnement de la vie associative à l’EPF !

Cet article est évidemment l’occasion de féliciter toutes les listes participantes ainsi que les « fake listes ». Bravo à elles pour leur implication, leur bonne humeur, leur inventivité pour animer cette campagne BDE chère à l’EPF, malgré les circonstances actuelles, et redonner le sourire à de nombreux élèves.